Privacyverklaring

Wie zijn wij

SmartShifter wordt geleverd door SmartShifter V.O.F.. Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens bereik je ons via info@smartshifter.nl.

• Onderneming: SmartShifter V.O.F.
• Adres: Werverweg 6, 8191 NS Wapenveld, Nederland
• KvK: 42188672
• E-mail: info@smartshifter.nl

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

De AVG onderscheidt twee rollen, en die zijn bij SmartShifter belangrijk:

• Voor gegevens van medewerkers van onze klanten (de roosters, uren, verlof en loongegevens die een horecabedrijf in SmartShifter invoert) is het horecabedrijf de verwerkingsverantwoordelijke. SmartShifter is daarbij de verwerker: we verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van dat bedrijf, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
• Voor gegevens van websitebezoekers en van de contactpersoon die het abonnement afsluit (naam, e-mail, bedrijfsnaam en de abonnements- en factuurstatus) is SmartShifter V.O.F. zelf de verwerkingsverantwoordelijke.
• Het betaalverkeer zelf (de SEPA-incasso met IBAN en naam rekeninghouder) wordt afgehandeld door onze betaaldienst Mollie, die daarvoor een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke is. SmartShifter V.O.F. ontvangt of bewaart deze bankgegevens niet.

Ben je medewerker van een bedrijf dat SmartShifter gebruikt en wil je je gegevens inzien, corrigeren of verwijderen? Richt je verzoek dan in de eerste plaats tot je werkgever. Wij ondersteunen je werkgever daarbij.

Welke gegevens we verwerken

Account- en organisatiegegevens

• Naam, e-mailadres en (optioneel) telefoonnummer
• Bedrijfsnaam, vestiging(en) en je rol (owner, manager of medewerker)
• Inloggegevens (wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen, nooit leesbaar)
• Optioneel een profielfoto, je taalvoorkeur en je instelling voor tweestapsverificatie

Rooster- en urengegevens

• Roosters, ingeplande diensten, beschikbaarheid en verlofaanvragen
• Geklokte tijden, gewerkte uren en pauzes
• Functies, skills en (waar van toepassing) fooienverdeling
• Je geboortedatum, zodat de app de arbeidstijdregels voor jongeren kan toepassen, en bij minderjarigen de toestemming van een ouder of voogd voor avond- en zondagwerk
• Gebruikt je werkgever de verzuimadministratie, dan legt die vast dat je ziek bent gemeld, sinds wanneer, wanneer je naar verwachting en daadwerkelijk hersteld bent en welke stappen er volgens de Wet verbetering poortwachter zijn gezet. Dat zijn gezondheidsgegevens; ze worden alleen verwerkt voor de wettelijke verplichtingen van je werkgever. Een diagnose of de oorzaak van je verzuim wordt niet vastgelegd

Contracten, declaraties en berichten

• Teken je een contract digitaal in SmartShifter, dan bewaren we je handtekening, je naam en e-mailadres, het tijdstip, je IP-adres en je browserinformatie als bewijs van de ondertekening
• Declaraties die je indient, met het bedrag, de omschrijving en een foto van de bon
• Chatberichten en hun bijlagen, nieuwsberichten met reacties, aanmeldingen voor evenementen en de meldingen die je krijgt
• Gesprekken met de AI-assistent Smartie. Die worden 30 dagen na het laatste bericht verwijderd. Je vraag en de gegevens die Smartie daarvoor opzoekt, gaan naar Anthropic om een antwoord te maken; een zoekvraag in de hulpteksten gaat naar Voyage AI

Loon- en betaalgegevens

• Uurloon en bruto loonberekeningen, voor zover de werkgever die invoert voor de loonafsluiting
• SmartShifter berekent geen loonheffingen of nettolonen en verwerkt geen bankrekeningnummers (IBAN) van medewerkers; de uitbetaling en die gegevens blijven bij de salarisadministratie van de werkgever
• Zet een werkgever het personeelsdossier aan, dan bewaart hij daar documenten van zijn medewerkers: een kopie van het identiteitsbewijs (met daarop het BSN, de nationaliteit en de pasfoto), de arbeidsovereenkomst en contractwijzigingen, de loonheffingenverklaring, een verblijfsvergunning, diploma's en certificaten, een VOG, het rijbewijs en functionerings- of beoordelingsverslagen. Wij lezen of doorzoeken de inhoud van die documenten niet en sturen ze nooit naar een AI-model. Ze staan in afgeschermde opslag waar alleen de mensen bij kunnen die de werkgever daarvoor aanwijst, en verdwijnen zodra hun wettelijke bewaartermijn afloopt
• Voor het abonnement zelf bewaren we bedrijfsnaam, factuurgegevens en de status van de SEPA-incasso. De bankgegevens (IBAN en naam rekeninghouder) van de incasso worden uitsluitend door onze betaaldienst Mollie verwerkt - SmartShifter ontvangt of bewaart die niet

Technische gegevens

• Een functionele sessie-cookie om je ingelogd te houden (geen advertentiecookies)
• Beperkte technische logs en foutmeldingen om de dienst veilig en stabiel te houden
• Sessie-opnames voor foutopsporing: in de app en op de website neemt Sentry bij 10% van de bezoeken, en bij elk bezoek waarin een fout optreedt, op hoe de pagina wordt opgebouwd en bediend. Alle tekst en alles wat je invult wordt daarbij gemaskeerd en afbeeldingen en media worden geblokkeerd, dus de opname laat geen namen, roosters of andere inhoud zien. We sturen daarbij niet automatisch je IP-adres mee
• Een apparaatcode waarmee pushmeldingen je telefoon of browser bereiken. De tekst van een melding op je telefoon, zoals de naam van een collega en het begin van een chatbericht, gaat via Expo en via Apple of Google naar je toestel
• Bij het vastleggen van een akkoord (bijvoorbeeld de SEPA-machtiging) slaan we een gemaskeerd IP-adres en de browser-info op, uitsluitend als bewijs en tegen fraude

Websitebezoek (alleen marketingsite)

• Analytics-cookies alleen met toestemming: bezoek je onze publieke website, dan gebruiken we Google Analytics om te zien hoe de site wordt gebruikt. Analytische cookies plaatst Google pas nadat je dat in de cookiebanner accepteert. Weiger je, dan worden geen analytische cookies geplaatst.
• Vóór je keuze: de code van Google Analytics laadt pas nadat je accepteert. Daarvoor gaat er niets naar Google. Accepteer je, dan gebruiken we het alleen voor statistieken, niet voor advertenties. Trek je je toestemming in, dan verwijderen we de cookies van Google Analytics uit je browser.
• Bedrijfsherkenning zonder cookies: we gebruiken Leadinfo om te herkennen welk bedrijf onze website bezoekt, op basis van het IP-adres vergeleken met een openbare bedrijvendatabase. Dit plaatst geen cookies en herkent een bedrijf, geen persoon. Grondslag: gerechtvaardigd belang (B2B). Zie ons cookiebeleid.
• Beperkte bereikmeting zonder cookies: voor inzicht in het gebruik van onze publieke website registreren we de geopende publieke pagina, het land (een grove IP-schatting) en het tijdstip afgerond op minuten. We herkennen geen herhaalbezoekers en bewaren geen IP-hash, stad, apparaatkenmerken, verwijzer of campagnegegevens in de bezoeklog. Het IP wordt kort verwerkt voor de landschatting en om eigen bezoeken uit te sluiten. De beheerders krijgen alleen een algemene bezoekmelding; pagina en land blijven in het afgeschermde dashboard. De log is zeven dagen zichtbaar en wordt dagelijks opgeruimd zodra gegevens ouder dan zeven dagen zijn (uiterlijk binnen acht dagen). Grondslag voor persoonsgegevens: gerechtvaardigd belang bij beperkte bereikmeting en verbetering van de website. We gebruiken dit niet voor individuele leadopvolging. Global Privacy Control en Do Not Track worden gerespecteerd. Je kunt eenvoudig bezwaar maken en bereikmeting in deze browser uitzetten. De browser bewaart daarvoor alleen je uitsluitvoorkeur. Dit staat los van je toestemming voor Google Analytics.

Dit geldt alleen voor onze publieke marketingwebsite. In de ingelogde omgeving (waar de gegevens van medewerkers staan) gebruiken we geen analytics- of bedrijfsherkenningstools. De gemaskeerde sessie-opnames voor foutopsporing (zie Technische gegevens) lopen wel op beide.

E-mailadres dat je achterlaat om te proberen

Vul je op onze website je e-mailadres in om SmartShifter te proberen, dan bewaren we dat adres. Maak je daarna geen account aan, dan sturen we je na twee dagen eenmalig een herinnering dat je gratis periode klaarstaat. In die mail staat een afmeldlink. Het adres wordt 30 dagen na het achterlaten verwijderd, ook als je eerder een account aanmaakt of je afmeldt. We gebruiken het adres nergens anders voor en delen het niet met anderen.

Locatie bij het klokken

Als je werkgever geofencing inschakelt, vraagt de app bij het inklokken om je locatie. Die locatie wordt alleen op dat moment gebruikt om te controleren of je je binnen de ingestelde straal van de werkplek bevindt. We slaan je coördinaten niet op, ook niet het resultaat van de controle. Ben je buiten bereik, dan kun je op dat moment niet inklokken.

Waarom we deze gegevens verwerken

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen een beperkt aantal zorgvuldig gekozen verwerkers in die ons helpen de dienst te leveren. Met de partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Welke van hen de gegevens van medewerkers van onze klanten verwerken, staat in de verwerkersovereenkomst.

Voor diensten die (mede) buiten de EU verwerken, zorgen we voor passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast kunnen we gegevens delen wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Account- en roostergegevens: zolang je werkgever klant is. Na beëindiging verwijderen of anonimiseren we deze binnen een redelijke termijn, behalve waar de wet langer bewaren vereist.
• Financiële administratie (facturen, bedragen, incasso-bewijs): 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Technische logs: kortdurend, doorgaans enkele maanden. Logregels in de dienst verwijderen we na 90 dagen, fout- en waarschuwingsmeldingen na 180 dagen en vastgelegde handelingen (audittrail) na 365 dagen.
• Gesprekken met Smartie: 30 dagen na het laatste bericht.
• Meldingen in de app: gelezen meldingen na 30 dagen, alle meldingen na 90 dagen.
• E-mailadres dat je achterliet om te proberen: 30 dagen, ook als je eerder een account aanmaakt of je afmeldt.

Je rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen (voor zover geen bewaarplicht geldt);
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit).

Stuur je verzoek naar info@smartshifter.nl. Ben je medewerker van een klant van ons, dan loopt je verzoek via je werkgever (zie hierboven). Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je je account verwijderen? Hoe dat in de app en zonder de app gaat, en wat er bewaard blijft, lees je op de pagina Account verwijderen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. De database en de bestanden staan op EU-servers, verkeer verloopt versleuteld (HTTPS), wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en toegang tot gegevens is per organisatie afgeschermd, zodat bedrijven nooit elkaars gegevens kunnen zien. Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we waar nodig de betrokkenen.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienst of de regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de versie en datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je actief.

Contact

Vragen over privacy? Mail naar info@smartshifter.nl of bekijk onze contactpagina.