Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

• Verwerkingsverantwoordelijke: de klant (jouw onderneming), die bepaalt welke gegevens van medewerkers worden verwerkt en waarom.
• Verwerker: BlitzWorx, handelend onder SmartShifter (KvK 98139789), die deze gegevens namens jou verwerkt om de dienst te leveren.

Deze overeenkomst gaat alleen over de gegevens die je als werkgever in SmartShifter invoert. Voor gegevens waarvoor SmartShifter zelf verantwoordelijke is (zoals je accountgegevens als abonnee) geldt de privacyverklaring.

2. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

SmartShifter verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de personeelsplanning-dienst te leveren: het maken en delen van roosters, urenregistratie en klokken, verlofbeheer, fooienverdeling, de loonafsluiting, de communicatie die daarbij hoort en, als je die functie gebruikt, het bewaren van personeelsdocumenten. De verwerking omvat onder meer verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, gebruiken, wijzigen en verwijderen.

3. Duur

Deze overeenkomst geldt zolang de onderliggende abonnementsovereenkomst loopt en eindigt automatisch wanneer die eindigt, behoudens de verplichtingen die naar hun aard blijven gelden (zoals geheimhouding en verwijdering of teruggave van gegevens).

4. Soort persoonsgegevens en betrokkenen

Categorieën betrokkenen: medewerkers van de klant (inclusief eventuele flex-/oproepkrachten) en de gebruikers die namens de klant met de dienst werken.

Categorieën persoonsgegevens:

• contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres;
• functie, rol, skills en teamindeling;
• rooster- en urengegevens: diensten, beschikbaarheid, geklokte tijden, pauzes, verlof;
• loongegevens voor de loonafsluiting: uurloon en bruto loonberekeningen;
• fooiengegevens, voor zover van toepassing;
• personeelsdossier ("personeelskluis", alleen als je die functie aanzet): kopie identiteitsbewijs met daarop het BSN, de nationaliteit en de pasfoto, loonheffingenverklaring, arbeidsovereenkomst, diploma's en certificaten, VOG en verblijfsvergunning.

Zet je de personeelskluis aan, dan verwerkt SmartShifter het BSN uitsluitend voor zover dat voorkomt op een document dat jij daar zelf in plaatst. Wij lezen, indexeren of doorzoeken de inhoud van die documenten niet, gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en sturen ze nooit naar een AI-model. Zonder die functie verwerkt SmartShifter geen BSN.

SmartShifter verwerkt geen bankrekeningnummers (IBAN) van medewerkers; die blijven bij de salarisadministratie van de werkgever. Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheid) verwerkt: de personeelskluis kent geen documenttype voor verzuim of medische stukken, en die horen bij je arbodienst. Voer ze ook niet in vrije tekstvelden in.

5. Verwerking uitsluitend op instructie

SmartShifter verwerkt de persoonsgegevens alleen volgens jouw instructies en voor de hierboven genoemde doelen, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. Het gebruik van de dienst zoals bedoeld geldt als je instructie. SmartShifter gebruikt jouw gegevens nooit voor eigen doeleinden en verkoopt ze niet.

Voor de personeelskluis betekent dat concreet: jij bepaalt welke documenten erin komen en van wie. SmartShifter opent, leest, indexeert of doorzoekt de inhoud van die documenten niet, gebruikt ze niet om de dienst te verbeteren en stuurt ze niet naar een AI-model of een andere externe partij. Wij verwerken ze uitsluitend als bestand: opslaan, aan jou tonen op jouw verzoek, en verwijderen wanneer de bewaartermijn afloopt of jij daarom vraagt.

6. Beveiliging

SmartShifter neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder:

• versleuteling van dataverkeer (HTTPS/TLS);
• opslag van gegevens op servers binnen de EU;
• strikte toegangsscheiding per organisatie, zodat klanten nooit elkaars gegevens kunnen zien;
• gehashte opslag van wachtwoorden (nooit leesbaar);
• toegang tot gegevens alleen voor bevoegd personeel, en logging.

Voor de personeelskluis gelden aanvullend:

• documenten staan in afgeschermde opslag waar geen enkel gebruikersaccount rechtstreeks bij kan, ook niet met een deelbare link;
• elk document wordt opgehaald via een controle die per keer opnieuw nagaat of jij er recht op hebt, zodat er geen link bestaat die je per ongeluk kunt doorsturen;
• toegang tot de kluis vraagt een apart recht, los van het beheren van medewerkers, dat je zelf per rol toekent;
• per document wordt vastgelegd wie het wanneer heeft geopend; dat overzicht bewaren we 24 maanden;
• medewerkers van SmartShifter hebben geen leesrecht op de kluis, en een meekijksessie voor support geeft daar evenmin toegang toe.

7. Subverwerkers

Je geeft SmartShifter algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor het leveren van de dienst. Met elke subverwerker sluiten we een overeenkomst met minstens dezelfde verplichtingen als hier beschreven. De huidige subverwerkers zijn:

Bij een nieuwe of vervangende subverwerker informeren we je vooraf, zodat je bezwaar kunt maken. Voor verwerking buiten de EU zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-US Data Privacy Framework).

Mollie (betalingen) en Moneybird (facturatie) verwerken gegevens in de relatie tussen SmartShifter en jou als abonnee, niet de gegevens van je medewerkers; zij vallen onder de privacyverklaring, niet onder deze verwerkersovereenkomst.

8. Bijstand bij rechten van betrokkenen

Krijg je een verzoek van een medewerker (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar)? Dan helpt SmartShifter je dat af te handelen, met de functies in de dienst en waar nodig met aanvullende ondersteuning. Richt een betrokkene zich rechtstreeks tot ons, dan verwijzen we door naar jou als verantwoordelijke.

Gebruik je de personeelskluis, dan zijn twee verzoeken al in de dienst opgelost. Een medewerker ziet zijn eigen dossier in de app en kan zijn documenten daar downloaden, dus een inzageverzoek hoef je niet met de hand samen te stellen. En op de vraag wie zijn dossier heeft geopend kun je antwoorden: per document leggen we vast wie het wanneer bekeek. Dat overzicht bewaren we 24 maanden en stellen we op jouw verzoek beschikbaar.

9. Datalekken en overige bijstand

Bij een datalek dat jouw gegevens raakt, informeren we je zonder onredelijke vertraging nadat we ervan op de hoogte zijn, met de informatie die je nodig hebt om aan je eigen meldplicht (binnen 72 uur) te voldoen. We ondersteunen je ook bij een eventuele DPIA en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.

Een incident waarbij documenten uit de personeelskluis betrokken zijn, behandelen we als hoog risico. Een kopie identiteitsbewijs bevat wat iemand nodig heeft voor identiteitsfraude, en dat is schade die je niet terugdraait. In zo'n geval leveren we ook het toegangslog aan, zodat je kunt vaststellen welke documenten daadwerkelijk zijn ingezien en van wie. Voor deze functie hebben we bovendien een voortoets uitgevoerd die je kunt gebruiken bij je eigen DPIA; vraag ernaar via het contactadres onderaan.

10. Geheimhouding

SmartShifter houdt de persoonsgegevens geheim en zorgt dat personen die er toegang toe hebben tot geheimhouding zijn verplicht.

11. Audit

Je mag (laten) controleren of SmartShifter deze overeenkomst naleeft. SmartShifter stelt de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving aan te tonen en werkt mee aan audits, die redelijk worden ingepland en de normale bedrijfsvoering niet onnodig verstoren.

Voor de personeelskluis kunnen we bovendien aantonen wat er met een document is gebeurd: wie het opende, wanneer, en wanneer het is verwijderd. Dat spoor blijft ook staan nadat het document zelf is opgeruimd, zodat je kunt laten zien dat een bewaartermijn is nageleefd.

12. Teruggave en verwijdering

Na afloop van de overeenkomst stelt SmartShifter je gedurende een redelijke termijn in staat de gegevens te exporteren, en verwijdert of anonimiseert daarna alle persoonsgegevens en kopieën, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer bewaren vereist.

Documenten in de personeelskluis verdwijnen daarnaast al tijdens de looptijd vanzelf, zodra hun bewaartermijn afloopt. Die termijn begint op de laatste werkdag van de medewerker en verschilt per soort document, omdat de wet dat zo voorschrijft. Wat verwijderd is, blijft aantoonbaar verwijderd: het spoor van de verwijdering bewaren we, het document zelf niet.

13. Wijzigingen in deze versie

Versie 2026-08-28 voegt de personeelskluis toe: een afgeschermde plek waar je per medewerker documenten kunt bewaren. Wat er ten opzichte van de vorige versie is veranderd:

• de categorieën persoonsgegevens (artikel 4) zijn uitgebreid met personeelsdocumenten, waaronder een kopie identiteitsbewijs;
• de eerdere zin dat SmartShifter geen BSN verwerkt is vervangen. Gebruik je de kluis, dan staat er een BSN op het identiteitsbewijs dat je erin plaatst. Wij lezen die documenten niet, maar de oude formulering was daarmee niet langer juist;
• artikel 5 legt vast wat we met de inhoud van die documenten wel en niet doen;
• artikel 6 noemt de aanvullende beveiliging voor de kluis, artikel 8 en 11 het toegangslog, en artikel 12 de bewaartermijnen die vanzelf aflopen.

Wat niet is veranderd: de subverwerkers. De documenten staan bij dezelfde partij en op dezelfde plek als de rest van je gegevens, binnen de EU.

14. Contact

Vragen over deze verwerkersovereenkomst of wil je hem ondertekend ontvangen? Mail sander@blitzworx.nl.