Algemene voorwaarden

1. Definities

• SmartShifter / wij: SmartShifter V.O.F., ingeschreven bij de KvK onder nummer 42188672.
• Klant / je: de onderneming die een abonnement op SmartShifter afsluit.
• Dienst: de online software voor personeelsplanning, urenregistratie, verlof en loonafsluiting, inclusief de app en eventuele gekozen onderdelen.
• Gebruiker: een persoon (owner, manager of medewerker) die namens de klant toegang heeft tot de dienst.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, elke offerte en elke overeenkomst tussen SmartShifter en de klant. Door een abonnement af te sluiten ga je akkoord met deze voorwaarden. Afwijkingen gelden alleen als we die schriftelijk hebben bevestigd. Inkoop- of andere voorwaarden van de klant wijzen we uitdrukkelijk van de hand.

3. De overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand wanneer je een abonnement afsluit en het SEPA-mandaat bevestigt. We leveren de dienst als inspanningsverplichting: we doen ons uiterste best de dienst goed en beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid.

4. Gebruik van de dienst

• Je gebruikt de dienst alleen voor je eigen onderneming en in overeenstemming met de wet.
• Je bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met inloggegevens en voor het beheer van de gebruikers binnen je organisatie.
• Je bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die je in de dienst invoert (zoals roosters, uren en loongegevens).
• Je voert via de dienst gegevens van je medewerkers in. Daarvoor ben je zelf verwerkingsverantwoordelijke; SmartShifter is verwerker. Zie de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring.
• Wat gebruikers via de chat en andere communicatie in de dienst delen, valt onder hun eigen verantwoordelijkheid. Aanstootgevende, onrechtmatige, bedreigende of intimiderende inhoud is niet toegestaan. Je gebruikt de dienst ook niet om andere gebruikers te misbruiken of lastig te vallen.
• Voor aanstootgevende inhoud of wangedrag geldt geen tolerantie. SmartShifter en de beheerder van je organisatie mogen gerapporteerde of aanstootgevende inhoud verwijderen en een gebruiker die zich misdraagt blokkeren of de toegang ontzeggen.

5. Intellectuele eigendom en geautomatiseerd gebruik

Alle rechten op de software, de website, de teksten, de vormgeving, het beeldmateriaal en de onderliggende databanken berusten bij SmartShifter, of bij de partij van wie we het gebruiksrecht hebben. Je krijgt met het abonnement een gebruiksrecht op de dienst, geen overdracht van rechten. Op onze databanken doen we een beroep op het databankenrecht (Databankenwet) naast het auteursrecht.

• Je haalt geen substantiële delen van onze website, databanken of dienst op om ze buiten je eigen onderneming te hergebruiken. Dat geldt ook voor het herhaald opvragen van kleine delen die samen op hetzelfde neerkomen.
• Geautomatiseerd uitlezen (scraping, crawling, bulkbevragingen) van de website of de dienst is niet toegestaan, behalve via de Open API met onze toestemming. Dit geldt niet voor het normaal indexeren door zoekmachines.
• Je gebruikt de dienst niet om een concurrerend product te ontwikkelen, en je probeert de software niet te decompileren of te reconstrueren, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat.
• Toegang tot de dienst is bedoeld voor gebruikers van je eigen onderneming. Je deelt inloggegevens niet met derden.

Tekst- en datamining. Voor het gebruik van onze content voor tekst- en datamining, waaronder het trainen van AI-modellen, maken we uitdrukkelijk voorbehoud van rechten in de zin van artikel 15o van de Auteurswet. Dit voorbehoud geldt niet voor zoekmachines en AI-assistenten die onze content indexeren, samenvatten of citeren om gebruikers naar SmartShifter te verwijzen: dat staan we juist toe, en daarvoor stellen we bewust een llms.txt beschikbaar.

Bij overtreding kunnen we de toegang blokkeren en de overeenkomst beëindigen, onverminderd ons recht op schadevergoeding.

6. Prijzen en betaling

• De prijs hangt af van het gekozen pakket en eventuele extra onderdelen, zoals getoond bij het afsluiten. Bedragen zijn in euro en exclusief btw.
• Elk pakket heeft een basisprijs met een aantal medewerkers inbegrepen. Daarboven betaal je per medewerker die in de gemeten periode is ingeroosterd, heeft gewerkt of goedgekeurd verlof had. Gearchiveerde medewerkers tellen niet mee.
• Je kiest of je per maand of per jaar betaalt. Het abonnement betaal je vooruit, via SEPA-incasso. De incasso wordt afgehandeld door onze betaaldienst Mollie; je geeft daarvoor een machtiging af.
• Bij jaarbetaling betaal je twaalf maanden in één keer vooruit, met 10% korting. Het jaarbedrag rekent met het aantal medewerkers dat we tot twee dagen voor de incasso hebben gemeten; dat aantal is je jaarbundel. Komt het gemeten aantal in een maand van dat jaar boven je jaarbundel uit, dan schrijven we na afloop van die maand de extra medewerkers af tegen het gewone maandtarief, zonder jaarkorting. Die incasso kondigen we vooraf per e-mail aan. Blijft het aantal onder je jaarbundel, dan verrekenen we tussentijds niets.
• Stap je in de app over naar een zwaarder pakket of van maand- naar jaarbetaling, dan gaat dat direct in, met een nieuwe periode vanaf die dag. Wat je al betaalde voor de resterende dagen van je lopende periode, trekken we af van die eerste incasso. Een lichter pakket of de overstap van jaar- naar maandbetaling gaat in aan het einde van de lopende, al betaalde periode.
• Bij een mislukte incasso kunnen we de toegang tot de dienst opschorten totdat de betaling alsnog is voldaan.
• We mogen prijzen jaarlijks aanpassen. Een prijswijziging kondigen we vooraf aan. Ben je het niet eens met een verhoging, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Een vooraf afgesproken maatprijs blijft gelden zolang je onafgebroken klant blijft.

7. Looptijd en opzegging

Het abonnement loopt per maand of per jaar, afhankelijk van de betaaltermijn die je kiest, en wordt telkens stilzwijgend verlengd met dezelfde termijn. Je kunt op elk moment opzeggen via Instellingen → Abonnement en facturen; de opzegging gaat in aan het einde van de lopende, reeds betaalde periode. Bij jaarbetaling is dat het einde van het betaalde jaar; tot dan kun je de dienst blijven gebruiken. Er is geen opzegtermijn en er volgt geen restitutie over de lopende periode, ook niet bij jaarbetaling. We kunnen de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke termijn, of direct bij misbruik of het uitblijven van betaling.

8. Beschikbaarheid en onderhoud

We streven naar een hoge beschikbaarheid, maar kunnen de dienst tijdelijk onderbreken voor onderhoud, updates of om veiligheidsredenen. We proberen gepland onderhoud zoveel mogelijk buiten piekuren te doen en je waar mogelijk vooraf te informeren.

9. Aansprakelijkheid

SmartShifter is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Onze totale aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat je in de drie maanden vóór de schade aan abonnementskosten hebt betaald, met een redelijk maximum per jaar.

We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen. We zijn evenmin aansprakelijk voor schade door onjuiste gegevens die je zelf hebt ingevoerd, of voor je eigen verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht, loonadministratie en belastingen - SmartShifter is een hulpmiddel, geen vervanging van je eigen administratie of advies.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van SmartShifter, en niet voor zover de wet een verdergaande aansprakelijkheid dwingend voorschrijft.

10. Gegevens en privacy

Hoe we omgaan met persoonsgegevens staat in onze privacyverklaring en, voor de gegevens van je medewerkers, in de verwerkersovereenkomst. Bij beëindiging stellen we je gegevens gedurende een redelijke termijn beschikbaar voor export; daarna verwijderen of anonimiseren we ze, behalve waar een wettelijke bewaarplicht geldt.

11. Wijziging van de voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden wijzigen. Een wezenlijke wijziging kondigen we vooraf aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

12. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in Nederland. We proberen er natuurlijk eerst samen uit te komen.

13. Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail info@smartshifter.nl.