Waarom overstappen?
Bijna niemand wisselt van planningspakket omdat het oude niet werkt. Het wisselt omdat er elke week een half uur weglekt op dezelfde vijf punten. Dit is wat we terughoren van zaken die bij ons binnenkomen.
Je betaalt voor mensen die je in de winter niet inzet
Per medewerker afrekenen is fijn zolang je klein bent en vervelend zodra je seizoen draait. Bij ons heeft elk pakket een basisbedrag per zaak met medewerkers inbegrepen, en wie je archiveert telt niet meer mee. Je rekent vooraf zelf uit wat je kwijt bent.
Je rooster en je uren zijn twee aparte werelden
In veel pakketten registreer je uren los van het rooster, en klopt het pas als iemand ze naast elkaar legt. Hier is het rooster de basis: wat afwijkt komt naar boven, de rest klopt vanzelf. Aan het eind van de maand hoef je niets over te tikken.
Fooien gaan nog steeds via een los Excel-bestand
Fooi is in de horeca onderdeel van de beloning, geen bijzaak. Je verdeelt een pool op gewerkte uren, met rolgewicht of gelijk, en je team ziet het eigen aandeel in de app. Bij ons zit dat in Basic in plaats van in een duurder pakket.
Je krijgt een ticketnummer in plaats van een mens
Je belt of appt ons gewoon zelf, en bij de start plannen we een gratis onboarding waarin we je omgeving samen inrichten. Geen helpdesk in een ander land, geen wachtrij.
Je zit vast aan een jaar dat je niet hebt gekozen
Het maandabonnement loopt per maand en je zegt zelf op in de app, zonder opzegtermijn. Wil je 10% korting, dan kies je bewust voor een jaar. Andersom kan ook, niet alleen bij het tekenen.
SmartShifter in een minuut
SmartShifter is personeelsplanning voor de Nederlandse horeca: roosteren, urenregistratie, verlof en fooienverdeling in één app, met een mobiele app voor je team. Het uitgangspunt is dat een rooster niet leeg hoort te beginnen. Beschikbaarheid, contracten, verlof en de horeca-cao staan er al in voordat jij begint met slepen.
Wat het niet is: een loonpakket. We houden geen loonstroken bij en vragen geen BSN of IBAN. Je levert bruto uren aan je salarisadministratie, met een bestand of rechtstreeks via Nmbrs.
Past goed als je dit herkent
- Je werkt met diensten: ochtend, middag, avond, en een weekend dat anders loopt dan de rest
- Je week gaat over bezetting, uitval en invallers, en niet over projecten of tickets
- Je gewerkte uren moeten elke maand kloppen met wat de salarisadministratie verwerkt
- Je bent je spreadsheet of je losse appjes ontgroeid
- Je wilt rooster, uren, verlof en fooi op één plek in plaats van in vier tools
Zoek liever iets anders als
- Je plant op routes, klantbezoeken of projecturen in plaats van op diensten
- Je zoekt een HR-pakket met loonstroken en personeelsdossiers zonder roosters
- Je hebt een directe koppeling nodig met AFAS, Loket of een ander pakket dat wij nog niet koppelen
- Je zaak draait buiten Nederland en je hebt een andere cao nodig dan de horeca-cao
Overstappen vanaf Excel en WhatsApp
Je kent de symptomen: saldi die scheef lopen, een ziekmelding die in de groepsapp blijft hangen en een vakantie die iemand in maart doorgaf en die nu nergens meer staat. En elke maand een lijstje dat met de hand naar de salarisadministratie gaat.
Het goede nieuws: je hebt al een lijst, en dat is precies wat we nodig hebben. Je eigen sheet is genoeg. We lezen .xlsx en .csv en herkennen de kolommen vanzelf, ook als je ze anders hebt genoemd. Er is niets op te zeggen en geen opzegtermijn af te wachten, dus je kunt vandaag beginnen. De meeste teams draaien binnen een dag.
Overstappen vanaf pen en papier
Een rooster aan de muur werkt prima zolang iedereen in de zaak staat, en niet meer zodra iemand thuis wil weten wanneer hij werkt of een dienst wil ruilen.
Er valt hier niets te migreren, en dat maakt dit de snelste route van allemaal. Je voert je mensen één keer in, met hun contract en beschikbaarheid, en bouwt de week erna op wat er al staat. Heb je geen bestand, download dan het voorbeeldbestand met de goede kolommen erin en vul dat aan.
Overstappen vanaf een andere tool
Exporteer je medewerkers en je rooster, en lees ze hier in. We herkennen de kolomnamen die de bekende pakketten gebruiken, in het Nederlands en in het Engels. De Shiftbase-indeling met contracturen per dag van de week telt de app voor je op tot een weektotaal. Je hoeft niets op te zeggen voordat je begint, want je kunt een week gewoon naast je huidige pakket draaien.
Wat je huidige tool goed doet
Geen enkel pakket is slecht, ze leggen de nadruk alleen ergens anders. Dit is waar de bekende tools sterk in zijn, en waar klanten die bij ons binnenkomen tegenaan liepen.
Shiftbase
- Wat het goed doet
- Breed pakket met veel koppelingen, ook buiten de horeca en over de grens
- Waar klanten tegenaan lopen
- De prijs per extra medewerker loopt op, en fooi en chat zitten niet in het instappakket
Eitje
- Wat het goed doet
- Horeca-first en prettig op mobiel, met sterke aandacht voor teamcommunicatie
- Waar klanten tegenaan lopen
- Uren, verlof en loon zijn losser gekoppeld, wat gaat wringen naarmate je groeit
L1NDA
- Wat het goed doet
- Veel functionaliteit voor complexe roosters en een lange staat van dienst in de horeca
- Waar klanten tegenaan lopen
- Zwaarder om te leren, en je loonkosten zie je niet terwijl je aan het plannen bent
Planday
- Wat het goed doet
- Internationaal pakket dat in veel branches wordt gebruikt
- Waar klanten tegenaan lopen
- Weinig dat specifiek op de Nederlandse horeca is toegesneden, zoals fooi en de horeca-cao
Excel of papier
- Wat het goed doet
- Gratis, en precies zoals jij het ooit hebt bedacht
- Waar klanten tegenaan lopen
- Saldi lopen scheef, een ziekmelding blijft in de groepsapp hangen en niemand ziet de laatste versie
| Kom je van | Wat het goed doet | Waar klanten tegenaan lopen |
|---|---|---|
| Shiftbase | Breed pakket met veel koppelingen, ook buiten de horeca en over de grens | De prijs per extra medewerker loopt op, en fooi en chat zitten niet in het instappakket |
| Eitje | Horeca-first en prettig op mobiel, met sterke aandacht voor teamcommunicatie | Uren, verlof en loon zijn losser gekoppeld, wat gaat wringen naarmate je groeit |
| L1NDA | Veel functionaliteit voor complexe roosters en een lange staat van dienst in de horeca | Zwaarder om te leren, en je loonkosten zie je niet terwijl je aan het plannen bent |
| Planday | Internationaal pakket dat in veel branches wordt gebruikt | Weinig dat specifiek op de Nederlandse horeca is toegesneden, zoals fooi en de horeca-cao |
| Excel of papier | Gratis, en precies zoals jij het ooit hebt bedacht | Saldi lopen scheef, een ziekmelding blijft in de groepsapp hangen en niemand ziet de laatste versie |
Samengevat uit wat overstappers ons vertellen en uit de openbare informatie van de pakketten zelf. Merknamen zijn van hun eigenaren; SmartShifter heeft geen banden met deze bedrijven. Shiftbase is een merk van Shiftbase B.V. SmartShifter heeft geen banden met Shiftbase.
Heb je al een loonpakket? Daar stap je niet vanaf
Je salarisadministratie blijft waar hij is. Werk je met Nmbrs, dan koppel je die zelf en gaan je afgesloten periodes met een klik door. Gebruik je Loon, Loket of AFAS, dan lever je een exportbestand aan voor hun importscherm.
Over overstappen
De meeste mensen stellen een overstap niet uit omdat ze twijfelen aan het nieuwe pakket, maar omdat ze niet weten hoeveel werk het is. Daarom staat hieronder precies wat je doet, in welke volgorde, wat je in één week voor elkaar krijgt en wat er niet meekomt uit je oude pakket.
Kort antwoord alvast: drie bestanden inlezen, eventueel je loonkoppeling leggen, en één week parallel draaien om te controleren of de uren kloppen. Je hoeft niets op te zeggen en niets vooruit te betalen om eraan te beginnen.
Wat een overstap echt inhoudt
Vier stappen, in deze volgorde, want een saldo en een dienst horen bij een persoon. Direct nadat je je bedrijf hebt aangemaakt vraagt SmartShifter of je je gegevens al hebt, en dan doorloop je ze meteen. Je kunt ze ook later oppakken bij Instellingen, Importeren: daar staat per stap of hij al gedaan is.
- 1
Zet je team over
Sleep je medewerkerslijst in het scherm: .xlsx of .csv, uit je oude pakket of je eigen sheet. Naam en e-mailadres zijn genoeg, de rest vul je later aan. Je ziet elke rij terug in een tabel en kunt cellen nog aanpassen voordat je importeert.
Staat er al iemand met hetzelfde e-mailadres, dan werken we die bij in plaats van hem dubbel aan te maken. Iedereen krijgt meteen een uitnodiging per mail. Heb je nog geen lijst, dan download je het voorbeeldbestand met de goede kolommen erin.
- 2
Neem de saldi over
Verlof- en plusuren die je mensen hadden opgebouwd zet je over uit een bestand, of rechtstreeks uit je Nmbrs-koppeling als je verlof daar bijhoudt. Sla je deze stap over, dan begint iedereen op nul en klopt je eerste afsluiting niet.
Een saldo-import zet de stand en telt niet op, dus je kunt hem rustig twee keer draaien. Je hoeft maar één ijkpunt te zetten, op je overstapdatum: oudere loonperiodes hoef je niet na te lopen. Plus- en minuren komen niet uit Nmbrs, want die staan niet in een loonadministratie.
- 3
Lees je rooster in
Van je bestaande rooster maken we twee dingen: je vaste diensten en een roostertemplate. Die template is je week zoals je hem draait, en die zet je met een klik op elke volgende week.
We lezen zowel de export met één regel per dienst als je eigen kruistabel met mensen in de rijen en dagen in de kolommen. Een weekrooster zonder datums, met alleen de dagen erboven, is precies goed. Namen die we niet konden koppelen worden open diensten die je later toewijst. Er wordt niets gepubliceerd: alles komt als concept binnen.
- 4
Leg je loonkoppeling
Werk je met Nmbrs, dan koppel je zelf via Instellingen, Integraties: inloggen bij Visma en toestemming geven. Daarna gaat een afgesloten periode met een klik door, zonder bestand.
Je hoeft geen API-gebruiker of token aan te maken en ons niet te bellen. Gebruik je Loon, Loket of AFAS, dan exporteer je een bestand voor hun importscherm. Loonstroken, BSN en IBAN horen niet in een planningsapp, dus die vind je hier niet.
De saldi-import werkt met verlofopbouw en het urensaldo, die vanaf Premium in je pakket zitten. Tijdens je gratis periode staat alles aan, dus je kunt het gewoon uitproberen. Wat waar in zit staat op de tarievenpagina.
Een overstapweek van dichtbij
Zo ziet het eruit bij één zaak. Heb je er meer, doe ze dan één voor één, met de rustigste vestiging als eerste.
Account en bedrijf
Bedrijfsnaam, KvK-nummer en het adres van je zaak, meer vraagt de setup niet. Daarna vraagt SmartShifter meteen of je je gegevens al hebt en zet je je medewerkers over. Reken op een uur voor één zaak.
Saldi en loon
Verlof- en plusuren overnemen en je loonkoppeling leggen. Doe dit met iemand erbij die je cao en je contracten kent, dan staat het in één keer goed.
Je team erbij
Je mensen openen hun uitnodiging, kiezen een wachtwoord en zien hun rooster op hun telefoon. Goed moment voor je gratis onboarding: dan heb je genoeg gezien om gerichte vragen te stellen.
De week erna bouwen
Je diensten staan er al uit de import, dus je sleept en vult aan in plaats van vanaf nul te beginnen. Beschikbaarheid en verlof die je team heeft doorgegeven staan er meteen naast.
Naast elkaar leggen
Leg de twee roosters naast elkaar. Klopt het, dan publiceer je alleen nog in SmartShifter en zeg je je oude pakket op. Klopt het niet, dan zie je precies waar het verschil zit terwijl corrigeren nog niets kost.
Wat we niet kunnen overzetten
Liever nu eerlijk dan halverwege een verrassing. Dit komt niet mee uit je oude pakket, en zo vang je het op.
Beschikbaarheid
Die geven je medewerkers zelf door in de app. Meteen een goede eerste opdracht: zo gebruiken ze hem één keer voordat het rooster live gaat.
Gewerkte uren uit het verleden
Het startsaldo vangt dat op: daarmee klopt de stand, ook zonder de losse uren erachter. Je hoeft geen oude loonperiodes na te lopen.
Openstaande verlofaanvragen
Handel die af in je oude pakket, of laat ze opnieuw indienen. Eenmalig werk, en daarna klopt je saldo.
Teams en skills per medewerker
Die maak je aan bij Instellingen en wijs je toe op de medewerkerskaart. Meestal gaat dat sneller dan het uit je oude pakket peuteren.
Wat er verandert na de overstap
Je begint niet meer bij een leeg rooster
De week erna staat klaar met je vaste diensten, de beschikbaarheid die je team zelf doorgaf en het verlof dat je hebt goedgekeurd. Je leest, schuift twee diensten en publiceert.
Uren tikken vervalt
Het rooster is de basis van de gewerkte uren. Alleen afwijkingen komen langs ter goedkeuring, en goedgekeurde uren gaan naar je loonadministratie zonder tweede systeem.
Een ziekmelding voer je één keer in
Rooster, urenregistratie en het verlofsaldo lopen mee, en de dienst die vrijvalt kun je meteen als open dienst naar je beschikbare mensen sturen.
Je ziet wat een dienst kost terwijl je plant
Loonkosten lopen mee in het rooster, naast de omzet die je invult. Je grijpt in voordat de week te duur wordt, in plaats van het achteraf te constateren.
Bij ons zit je nergens aan vast
- Geen opstartkosten en geen implementatiefee
- Maandelijks opzegbaar, zonder opzegtermijn
- Je zegt zelf op in de app, en tot de einddatum draai je dat met één klik terug
- Tijdens de gratis periode wordt er niets afgeschreven en is er geen grens aan je aantal medewerkers
- Loopt de gratis periode af zonder dat je kiest, dan pauzeert de toegang; er wordt niets verwijderd
- Uren, loonperiodes, fooien en declaraties exporteer je zelf naar CSV
Hoe je overstapt
Drie ingangen, van helemaal zelf tot helemaal samen. Ze sluiten elkaar niet uit: de meeste zaken beginnen zelf en plannen daarna alsnog een onboarding in.
Probeer 30 dagen gratis
Je maakt zelf een account aan en zet meteen je team over. Geen betaalgegevens, geen verkoopgesprek als je daar niet om vraagt. Dertig dagen is lang genoeg om te importeren, een week te bouwen en die naast je oude rooster te leggen, en dus om een eerlijk oordeel te vellen.
Alle functies zitten erin, ook de AI-functies. Na afloop kies je een pakket of je stopt; er wordt niets automatisch afgeschreven.
Account aanmakenPlan een fit check
Wil je eerst weten of het überhaupt past, bel of app ons dan. Geen formulier en geen verkoopafdeling: je krijgt de makers zelf. We vragen wat je nu gebruikt, hoeveel zaken en mensen je hebt en hoe je drukste week eruitziet.
Daarna weet je of SmartShifter past, welk pakket in de buurt komt en hoe je import eruit gaat zien. Past het niet, dan hoor je dat in tien minuten in plaats van na twee weken proberen.
Bellen of appenBoek een demo
Wij doen geen ingeblikte demo met een verzonnen restaurant. Wat we wel doen is beter: zodra je bedrijf is aangemaakt plan je in de app zelf een gratis onboarding van ongeveer een uur, op een moment dat jou uitkomt. Daarin zetten we jouw zaak erin en richten we SmartShifter in op de manier waarop jij werkt.
Het kost niets, ook niet tijdens je gratis periode. Neem je manager mee, en je boekhouder als je vragen hebt over de cao en de loonaanlevering: dat is vaak waar zo'n gesprek over gaat en waar de beslissing op valt.
Liever eerst kijken zonder account? Bel of app ons, dan lopen we het samen door. Aanmelden kost een paar minuten en er zijn geen betaalgegevens voor nodig, dus meestal is zelf even rondklikken sneller.
Krijg je beslissers mee
Na je proefperiode moet je het meestal nog aan iemand uitleggen. Dit is wat er voor elk van hen in zit.
De eigenaar
Tijd en geld gaan terug naar de zaak in plaats van naar administratie. Een basisbedrag per zaak met medewerkers inbegrepen, vooraf zelf uit te rekenen, en maandelijks opzegbaar zonder opzegtermijn. Geen opstartkosten.
Wie de cijfers doet
Loonkosten zijn zichtbaar voordat de maand voorbij is, niet erna. De afsluiting levert uren, dagen, toeslagen en fooi in één export voor het loonprogramma of het kantoor, en met een Nmbrs-koppeling gaat het rechtstreeks door. Minder overtikken is minder correcties.
De manager of planner
De week erna opent met contracten, beschikbaarheid en verlof er al in. Ruilverzoeken, open diensten en ziekmeldingen komen op één plek binnen. Het eerste rooster kost tijd, het tweede minder, en in week drie voelt het als vanzelf.
Je team
Het rooster staat op hun telefoon zodra je publiceert. Ruilen met een collega of een open dienst pakken kan zonder groepsapp, verlofsaldo zien zonder het te vragen, en hun eigen fooi per dienst terugzien. In- en uitklokken is één tik.
En wanneer je het beste overstapt
Begin aan het begin van een loonperiode, zodat je geen maand over twee systemen verdeelt. Vermijd je drukste week, en als je een seizoen draait ook de weken vlak voor de piek. Verander één ding tegelijk: een nieuw planningspakket en een nieuw kassasysteem in dezelfde maand maakt achteraf onvindbaar waar een verschil vandaan kwam.
Van je saldi hoef je maar één ijkpunt te zetten: je overstapdatum. Loonperiodes van daarvoor tellen niet meer mee, dus je hoeft geen oude uren na te lopen.